È (tutta) una questione di priorità

Siamo sempre più oberati di cose da fare e ogni giorno abbiamo mille attività da svolgere, ma come riusciamo a gestire questo turbinio senza uscirne pazzi?

Abbiamo bisogno di un sistema per la gestione delle priorità. In pratica è quella cosa che ci aiuta a capire su cosa lavorare e, soprattutto, quando. Questo implica stabilire una gerarchia di obiettivi e di azioni, lavorando sul momento ma senza perdere di vista gli obiettivi a lungo termine che, altrimenti rischiano di essere continuamente posticipati fino a che non ci rendiamo conto che siamo arrivati a scadenza o che siamo in enorme ritardo.

Di quali attività ci dobbiamo occupare?

La risposta è che dobbiamo scegliere le cose che contano davvero, altrimenti finiamo per passare la giornata a rispondere alle email o partecipare a riunioni inutili. Ecco alcune cose da fare per selezionare con cura le migliori attività da portare avanti:

• Filtra le attività secondo le variabili costo vs. ricompensa. Il costo è lo sforzo o l’impegno necessario per condurre l’attività, mentre la ricompensa rappresenta l’importanza dell’attivia. Suddividi le attività come nella matrice sotto, cioè in base a sforzo e ricompensa. Questo aiuta a capire quali attività perseguire e quali abbandonare (elimina tutto ciò che sta a sinistra. Se non puoi eliminare allora delega). Un po’ come nella matrice di Eisenhower solo che in questo caso le attività sono valutate in base allo sforzo e al ritorno che ci danno. (Conosci la matrice di Eisenhower, vero?)
• Impara a concentrarti sulle attività. Niente email, social o simili, ma focus totale sull'obiettivo. A volte anche solo 15 minuti sono sufficienti e per far questo ci sono varie tecniche come quella del  pomodoro, la conosci? Modifica l’approccio alle email e alle riunioni che di solito occupano gran parte della giornata lavorativa. Seleziona con cura gli incontri, esigi che siano ben preparati e definitivi. Seleziona le mail a cui rispondere e quelle da posticipare, delegare o, più semplicemente, ignorare.
• Lascia un po’ di tempo per le emergenze. Nella gestione quotidiana capitano sempre e se, miracolosamente, non capitano allora hai un po’ di tempo per approfondire un tema o ideare una nuova iniziativa.

 
Come possiamo progettare una struttura efficace di gestione delle priorità? Ecco un possibile framework.

1. Inizia con un po’ di visione del business per capire dove stai andando e, soprattutto, dove vuoi andare. Stila un elenco di obiettivi da raggiungere nei tre orizzonti temporali: breve, medio e lungo termine. Ricorda che gli obiettivi devono essere SMART: Specifici (Specific), Misurabili (Measurable), Raggiungibili (Achievable), Realistici e Pertinenti (Realistic) e Programmati (Timely).
2. Elenca le attività, dalle risposte alle e-mail, alla pubblicazione sui social, dalle riunioni fino ai grandi progetti. Inserisci nella lista anche le attività che prevedi facciano parte del prossimo futuro e quelle che si potrebbero presentare con breve preavviso e richiedono la gestione dell’urgenza. Queste ultime sono difficili da prevedere ed è per questo che è sempre utile lasciarsi un po’ di tempo per eventuali “sorprese”.
3. Confronta obiettivi e attività. Compila la matrice costo-rendimento e valuta le attività in termini di rilevanza verso gli obiettivi. E’ necessario essere critici, specialmente per le attività da delegare o automatizzare. Le attività del quadrante alto impegno/bassa ricompensa dovrebbero essere eliminate e possiamo fare un po’ di pulizia anche con le attività basso sforzo/bassa ricompensa.
4. Crea un progetto guida. Il progetto guida è la macro direzione che prendiamo nel tempo e può essere un progetto o un’iniziativa di ampio respiro che contiene tutte le altre attività. Nel mio caso potrebbe essere il progetto editoriale di una newsletter settimanale. A differenza delle liste di attività, il progetto rimarrà per lo più invariato col passare del tempo. È un modo per ricordare dove stai andando e avere una guida su cui misurare le attività. Puoi anche creare diagrammi di flusso o identificare le diverse sotto-categorie (es. marketing, operations, ricerca e sviluppo, ecc.).
5. Compila l’elenco di cose da fare. Eccoci all’applicazione pratica. Adesso elenca le attività comprensive di scadenze ed eventuali dipendenze. È facile con software appositi ma si può fare anche con Excel. Se vuoi qualche consiglio su sofftware e app, contattami.
6. Da questa lista estrai il lavoro quotidiano. In base alla lista creata, adesso puoi organizzare il lavoro quotidiano. Naturlamente dobbiamo anche manutenere l'elenco principale, aggiungendo nuove attività una volta completate quelle vecchie.
7. Usa una tecnica per la gestione delle attività della giornata. Esistono numerose tecniche di prioritizzazione delle attività. Te ne racconto due. La prima è la metodologia Ivy Lee che consiste nell’annotare la sera i sei compiti più importanti per il giorno successivo, da eseguire rigorosamente in ordine. La seconda è quella chiamata “ Eat the Frog” nella quale ti imponi di completare il ​​ compito più difficile come prima cosa.
8. Assicurati che la squadra sia allineata. Dal momento che di solito non si lavora da soli, dobbiamo organizzarci anche considerando i membri del team. Per questo si può prendere in considerazione la creazione di un elenco a livello aziendale. Qua usciamo un po’ fuori da questo post e andiamo a toccare metodi come BSC, iniziative strategiche e altri che servono a livello aziendale.
9. Rivaluta sempre le attività. Il processo di gestione delle priorità si evolve in linea con lo svolgimento delle attività. Assegna uno spazio nel tuo diario per riorganizzare la lista principale ogni due mesi. Inoltre, a intervalli regolari, valuta se stai ottenendo i risultati attesi. In caso contrario, riconsidera le tue priorità e riparti dal punto iniziale.

Che ne pensi? Segui qualche metodologia precisa?

Fammi sapere se ti interessa questo tema dell’organizzazione delle attività perché potremmo approfondirlo in vari modi interessanti.